Хуралы
Регулярные встречи «хуралы» — одна из трех веревочек, на которых держатся бусы системного маркетинга, о которых я рассказывала в прошлом посте.
Хурал — это формат регулярных встреч, который помогает бизнесу (1) сверяться с биг пикчей, (2) оставаться частям компании в общем информационном поле, (3) докручивать PDCA.
То есть не бежать от проекта к проекту, забыв выучить уроки предыдущего.
А рефлексировать по результатам и выходить на новый виток.
«Хурал» у монголов значит «собрание». Это слово не имеет отношения ни к английскому «Who», ни к знаменитому русскому слову на «ху». Называть аналитические регулярки «хуралами» придумали в Яндексе, причины нет. Просто забавно звучит.
Хуралы в Яндексе
О хуралах я впервые услышала в Яндексе 8 лет назад. Каждый понедельник топы компании, руководители отделов и все желающие сотрудники (вроде меня) собирались в зале или присоединялись к прямой трансляции хурала по сети. Хороводил хуралы Андрей Себрант.
Эмоции. Если ты «один из сотрудников в одном из отделов» многотысячной компании, хурал для тебя — шанс увидеть big picture. И еще школа принятия больших решений. Каждый раз приходя на хурал, я волновалась, как будто подглядывала в замочную скважину за собранием масонского ордена.
На хуралах смотрели основные графики бизнеса и как на них выглядела прошедшая неделя. Где она на графике—низко или высоко (Check). Проговаривали гипотезы «почему» и что мы будем с этим делать (Act).
Дисклеймер. Компания Яндекс не в курсе, как я смотрю на их изобретение и как я его переделала. Подозреваю, хуралы Яндекса за годы ушли вперед, если вообще существуют. Относитесь к этому тексту, как к моему сну на заданную тему.
Обсуждали крупные запуски и какие уроки извлекли. Обсуждали новости рынка и свои факапы. Потом бежали работать, ведь новая неделя уже началась. От того, как мы поработаем, зависит, будет нам грустно или гордо на следующих хуралах.
Первые хуралы в МИФе
Когда я пришла в МИФ, мне не хватало организованной рефлексии. Меня грела идея стать «маленьким себрантом МИФа» и я предложила руководителям хуралы. Прижилась встреча на троих — я и два топа издательства встречались и смотрели на цифры за предыдущую неделю.
Поначалу смотрели не на весь бизнес, а только на онлайн-маркетинг. Цифр про рынок у меня не было. Да что там — поначалу у нас даже цели в Метрике не стояли. Получился франкенштейн хурала, но локально он был суперполезен и позволил нам вырастить онлайн-маркетинг в управляемую машину за короткий срок.
Кто организует хурал?
«У нашего топа мало времени, чтобы клепать презы каждую неделю. Рядовому сотруднику пофиг на вашу биг пикчу.»
Первые хуралы должен собирать тот, кому это важно (кто-то из топов). Со временем вы определите полезный для вас формат и периодичность. Какие слайды обязательны? В каком порядке их пускать? Откуда брать данные для каждого слайда? Что писать в заголовке слайдов (вывод), а что в подвале (ссылку на источник).
Когда вызреют правила, передавайте подготовку презентации сотруднику (например, аналитику). А сами помогайте интерпретировать.
Чтобы сэкономить время попросите аналитика перед встречей вытащить гипотезы отклонений от среднего. Например, обычно вы получаете из соцсетей 10 тыс. визитов в неделю. На прошлой неделе получили всего 6 тыс. Аналитик идет к SMM-щику за гипотезами почему так произошло. У SMM-щика есть время подумать, а у аналитика — сделать слайд с гипотезами. На хурале их можно коротко обсудить и дополнить, а лучшие идеи припарковать.
Поздние хуралы в МИФе
Компания росла и формат хурала все время подстраивался под новые требования. Со временем мы начали смотреть на большие цифры по всему бизнесу и приглашать на хуралы людей из других отделов — доходило до 40 участников в онлайне, еще человек 10–15 приходили в офис.
Много людей — много человеко-часов. Решили проводить хурал раз в месяц.
Теперь у хурала отчетливей стали прослеживаться две цели. (1) старая, аналитическая — понять, где мы как бизнес и какие выводы мы делаем из запущенных проектов (2) новая, инфополевая — понять, что происходит в других частях компании, перемешаться.
В МИФе трехголовый маркетинг — Контент маркетинг, Продуктовый маркетинг и IT-маркетинг. Каждому важно было принести несколько слайдов с новостями.
Проблема в том, что людям не видно воды, в которой они плавают. Им кажется, что у них все «как всегда» и делиться нечем. Чтобы систематизировать новостную часть, придумали формат «ППП» — пожаловаться, похвалиться, пообещать.
Формат «ППП» мы позаимствовали из практики «Четыре обеда», которую в МИФ принес Филипп Гузенюк.
Например, если я отвечаю за рассылки, а расскажу, какие эксперименты провалились и почему (Пожаловаться). Что выстрелило и почему (Похвалиться). Я также могу похвалиться, что мы наняли нового копирайтера, запустили цепочку велкам-писем и так далее.
На последнем слайде будет список из 2–3 обещаний, что крупного я планирую сделать до следующего хурала (Пообещать).
Чтобы обеспечивать преемственность между хуралами, свои слайды для следующего хурала я начну со слайда Пообещать, скопипащенного из предыдущей презентации. Я отмечу цветами, какие обещания удалось выполнить (зеленым), какие нет (красным), а какие еще в работе (желтым).
Если в течение месяца были форсмажорные проекты, их важно добавить для того, чтобы картинка была честной.
Слайды аналитика, например
- План-факт по тем показателям, по которым в ставите планы.
- Оборот бизнеса в динамике. Год к году. Прогноз по обороту.
- Маржа — в плане или нет.
- Риски денежного потока (если актуально).
- Воронка общая. Трафик—обращения—заказы—деньги. По каждому уровню воронки динамика, сравнение с планом и средней линией.
- Каналы трафика. По каждому динамика, сравнение с планом и средней линией.
- И так далее…
Хуралы и время
- Хуралы на моей памяти занимали от 2-х до 2,5 часов, не зависимо от количества спикеров. Меньше — галопом, больше — мозг отключается.
- К первым недельным хуралам я готовилась по 10–12 часов. Со временем мне удалось сократить время до 2–4 часов. К месячным хуралам готовился аналитик.
- Чтобы сократить время на подготовку презентации, делайте «рабочие» слайды. Некрасивые, но максимально понятные. Не критикуйте корявые слайды, критикуйте непонятные и бессмысленные слайды.
- За пару дней до хурала с несколькими участниками, рассылайте напоминалку с порядком выступлений и таймингом каждого.
- Жестко следите за таймингом. У нас было 30 минут на слайды аналитика, по 10–15 минут на слайды руководителей отделов, по 5 минут на слайды сотрудников, которым есть что рассказать (например, менеджеры рассказывали о своих запусках).
- Каждый раз в начале хурала мы назначали тайм-кипера — человека, который следил за таймингом и предупреждал «У тебя минута».
- У нас была роль человека, который кричит «Месим» каждый раз, как мы завязывалась дискуссия. Правильно — парковать все вопросы и идти дальше по слайдам.
- Для парковки вопросов важно назначить того, кто будет вести протокол.
- Все роли распределялись в начале встречи.
- Если мы укладывались в тайминг, говорили «Какие мы молодцы».
Это версия 0.1 поста про хуралы. Пишите вопросы в комментариях, чего не хватает? Дополню пост и отпишусь.
Меня зовут Наташа Бабаева. Я пишу про маркетинг, продукт и инновации. В Facebook лично, в Telegram кратко, на Медиум детально.
Помогаю прокачивать навыки инноватора в Школе ченджеров. В чем идея? / Подписаться→
Копаю тему инноваций в платной рассылке «Бабаева копает инновации». В чем идея? / Подписаться→
